Guide Pratique de l'auto entrepreneur et micro entrepreneur

Comment gérer le suivi de votre facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Une facture dans myAE peut avoir plusieurs états. Suivant l'état dans lequel est une facture, des actions sont possibles pour l'auto entrepreneur et micro entrepreneur. L'enchainement des états du logiciel de facturation pour auto entrepreneur et micro entrepreneur myAE est le suivant :

Généré --> Enregistré / Envoyé --> En paiement --> Payé

Comment connaître l'état d'une facture pour un auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

L'état d'une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur est affiché dans l'historique de facture et sur le résumé de la facture (appelé aussi "Contexte Facture").

Etat facture depuis Historique facture :

Etat facture depuis le résumé d'une facture :

L'état d'une facture n'est pas modifiable manuellement, il est géré automatiquement suivant les actions que vous faites sur votre facture. Ces états ont pour objectif de donner une meilleure lisibilité sur l'avancement des factures de l'auto entrepreneur et micro entrepreneur.

Vous trouverez ci-dessous une description des états possibles pour une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur dans myAE ainsi que les actions possibles pour chacun de ces états.

Quelles sont les actions possibles dans l'état "Généré" pour une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

L'état "Généré" est le premier état de votre facture. A cette étape votre facture est encore chez vous, votre client n'en a pas encore connaissance. Vous pouvez si vous le souhaitez passer à l'étape suivante plus tard. Par exemple : vous pouvez préparer votre facture et l'envoyer à votre client une fois la prestation ou la marchandise livrée.

Important : C'est à cette étape que l'on spécifie un acompte sur la facture si besoin (Voir Créer une facture d'acompte rapidement).

Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Généré" :

Dans l'état "Généré" vous pouvez :

supprimer définitivement la facture de myAE en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de supprimer définitivement une facture en tant qu'auto entrepreneur et micro entrepreneur.
modifier votre facture en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de modifier une facture.
saisir un acompte en pourcentage (%) ou en montant (€) sur la facture avec le bouton . L'acompte doit être spécifié avant la validation de la facture.
avoir un aperçu de votre facture en cliquant sur
dupliquer votre facture pour faire exactement la même mais pour un autre client en cliquant sur le bouton .
enregistrer la facture dans myAE pour que celle-ci soit prise en compte dans les compteurs de chiffre d'affaires, pour cela cliquez sur
envoyer par email votre facture à votre client en la prenant en compte dans vos compteurs de chiffre d'affaires en cliquant sur
sauvegarder vos modifications de type de ligne avec le bouton

Suivant le choix que vous avez fait, l'état de la facture passera à "Enregistré" ou "Envoyé".

Remarque : Le bouton apparait seulement si vous avez renseigné une adresse email dans la fiche client. Pour mettre à jour les informations de votre client, cliquez sur son nom dans le résumé de la facture ou consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?". Le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures, rien n'est sauvegardé.

Quelles sont les actions possibles dans les états "Enregistré" / "Envoyé" pour une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Les états "Enregistré" et "Envoyé" sont les états qui suivent l'état "Généré". Votre facture est forcément passée dans l'état "Généré" avant de se trouver dans un de ces états. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Enregistré" :

Lorsqu'une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur est dans l'état "Enregistré" ou "Envoyé" vous ne devez plus la modifier. En effet, légalement vous ne pouvez pas modifier une facture lorsque celle-ci est communiquée à votre client. Cependant pour des raisons pratiques cette action est rendue possible dans le logiciel.

Voici la liste des actions possibles sur la facture :

envoyer par email votre facture à votre client si vous lui aviez fait parvenir par vos propres moyens (remise en main propre, envoi par fax, envoi par courrier postal) ou que vous n'aviez pas son adresse mail. Cliquer sur le bouton pour envoyer votre facture par mail. Pour mettre à jour une fiche client consulter la rubrique "Comment gérér mes clients en tant qu'auto entrepreneur et micro entrepreneur ? "
désactiver une facture, pour cela cliquer sur le bouton . Lorsque vous désactivez une facture, une facture d'avoir est créée automatiquement. Pour plus d'information sur la désactivation d'une facture consulter la page "Comment désactiver une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?"
dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour automatiquement. Le bouton est très utile si vous souhaitez créer une facture récurrente ou renvoyer une autre facture à votre client.
ajouter une recette avec le bouton permet de saisir une recette sur la facture (en mode rapide ou standard). Vous pouvez saisir plusieurs recettes sur une même facture. Pour plus d'information sur la saisie d'une recette, consulter la rubrique "Comment enregistrer une recette d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
créer une relance (lettre de relance ou mise en recouvrement) pour le client qui a un retard de paiement sur sa facture en utilisant le bouton . Pour plus d'information sur la gestion des relances, consulter la rubrique "Comment relancer un client qui n'a pas payé sa facture ?". Concernant la mise en recouvrement d'une facture par un service de recouvrement des créances, consulter "Comment mettre en recouvrement une facture impayée ?".
revenir à l'historique facture avec le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est sauvegardée.
renvoyer votre facture par mail si lors du premier envoi de la facture, vous aviez fait une erreur dans l'adresse email ou que votre client a changé d'adresse email. Le bouton apparait seulement si la facture est dans l'état "Envoyé". Pour mettre à jour l'adresse email de votre client, consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
sauvegarder vos modifications de type de ligne avec le bouton
imprimer directement votre facture en cliquant sur le bouton "Imprimer" comme ci-dessous :

Quelles sont les actions possibles dans l'état "En paiement" pour une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Les factures dans l'état "En paiement" sont les factures pour lesquelles au moins une recette a été enregistrée. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "En paiement" :

Les actions possibles dans l'état "En paiement" sont les suivantes :

désactiver une facture "En paiement" cliquer sur le bouton . Aucune recette ne doit-être associée à la facture. Pour supprimer une recette, consulter la rubrique "Comment gérer les recettes d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?". Un avoir du même montant que la facture sera créé. Pour plus d'information sur la suppression d'une facture, consulter la page "Comment supprimer une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?"
dupliquer la facture en cliquant sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour. Lisez la page "Comment dupliquer une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?" pour d'information sur cette fonctionnalité.
saisir une recette sur la facture avec le bouton . Vous pouvez saisir plusieurs recettes sur une même facture. Pour plus d'information sur la saisie d'une recette, consulter la rubrique "Comment enregistrer une recette d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
relancer un client en utilisant le bouton permet de relancer un client qui a un retard de paiement sur sa facture (par lettre de relance ou mise en recouvrement). Pour plus d'information sur la gestion des relances, consulter la rubrique "Relancer une facture impayée par un client" ou la page dédiée à la mise en recouvrement des créances.
revenir à l'historique facture avec le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est sauvegardée sur la facture
renvoyer votre facture par mail avec le bouton ou envoyer votre facture si vous ne l'aviez jamais envoyée
sauvegarder les changements de type de ligne sur votre facture "en Paiement" en cliquant sur le bouton

Quelles sont les actions possibles dans l'état "Payé" pour une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Les factures qui sont dans l'état "Payé" sont les factures pour lesquelles il n'y a plus de recette à attendre. Le client à fini de payer sa facture. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Payé" :

Lorsqu'une facture est désactivée, elle n'est pas supprimée définitivement de votre environnement myAE. Nous avons fait le choix de ce fonctionnement afin d'éviter les erreurs de suppression de facture. Une fois désactivée, la facture apparaitra barrée sur fond rose. Pour afficher les factures désactivées, cliquer sur "Tout" dans l'historique des factures. Les montants de la facture seront décrémentés des compteurs de chiffre d'affaires.

envoyer par email votre facture à votre client si vous lui aviez fait parvenir par vos propres moyens (remise en main propre, envoi par fax, envoi par courrier postal) ou que vous n'aviez pas son adresse mail. Cliquer sur le bouton pour envoyer votre facture par mail. Pour mettre à jour une fiche client consulter la rubrique "Comment gérér mes clients en tant qu'auto entrepreneur et micro entrepreneur ? "
désactiver une facture, pour cela cliquer sur le bouton . Lorsque vous désactivez une facture, une facture d'avoir est créée automatiquement. Pour plus d'information sur la désactivation d'une facture consulter la page "Comment désactiver une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?"
dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour automatiquement. Le bouton est très utile si vous souhaitez créer une facture récurrente ou renvoyer une autre facture à votre client.
ajouter une recette avec le bouton permet de saisir une recette sur la facture (en mode rapide ou standard). Vous pouvez saisir plusieurs recettes sur une même facture. Pour plus d'information sur la saisie d'une recette, consulter la rubrique "Comment enregistrer une recette d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
créer une relance (lettre de relance ou mise en recouvrement) pour le client qui a un retard de paiement sur sa facture en utilisant le bouton . Pour plus d'information sur la gestion des relances, consulter la rubrique "Comment relancer un client qui n'a pas payé sa facture ?". Concernant la mise en recouvrement d'une facture par un service de recouvrement des créances, consulter "Comment mettre en recouvrement une facture impayée ?".
revenir à l'historique facture avec le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est sauvegardée.
renvoyer votre facture par mail Si lors du premier envoi de la facture, vous aviez fait une erreur dans l'adresse email ou que votre client a changé d'adresse email. Le bouton apparait seulement si la facture est dans l'état "Envoyé". Pour mettre à jour l'adresse email de votre client, consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
sauvegarder vos modifications de type de ligne avec le bouton
imprimer directement votre facture en cliquant sur le bouton "Imprimer" comme ci-dessous :

Dans l'état "Payé", vous pouvez :

dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour. Toutes les lignes, quantités, prix, commentaire et client seront conservées.
modifier les types de ligne. Pour cela changer le type de ligne comme ci-dessous puis cliquer sur le bouton
Comment gérer les recettes d'auto entrepreneur et micro entrepreneur?".

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