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Auto Entrepreneurs : 6 secrets d'une comptable pour devenir un as de la trésorerie

Factures de vente, modes de paiement, relances : levez le voile sur les sombres mystères de la trésorerie.

Lors de notre webinaire du mois de novembre, Stéphanie, comptable expérimentée, nous a livré ses 6 secrets afin de tout comprendre sur la trésorerie et mener son auto-entreprise d'une main de maître. Cap vers une situation irréprochable !
 

Contexte et bases de la trésorerie

Qu'est-ce que la trésorerie ?

La trésorerie est l'argent que vous avez à disposition sur votre compte bancaire ou en espèces. Cette trésorerie vous permet de payer vos fournisseurs et de subvenir à vos besoins. La trésorerie est liée à vos encaissements (vos recettes) et vos décaissements (vos dépenses) et pas uniquement à votre facturation client. Vous aurez un décalage entre l'émission de votre facture et la réception du règlement lié. C'est l'encaissement de votre facture qui va venir alimenter directement votre trésorerie. Il est donc primordial de mettre en place dès le début de votre activité un suivi régulier pour vous permettre une bonne gestion. 

Rester vigilant avec ses clients

Il est important de s'assurer que son client est solvable. Pour cela, plusieurs outils sont à votre disposition pour vous permettre de suivre sa situation financière. Vous pouvez par exemple utiliser societe.com pour surveiller jusqu'à 150 clients (professionnels) gratuitement.

1. Paramétrer consciencieusement ses factures de vente

"6 entreprises feront faillite dans la prochaine heure". Vos factures sont le pilier de votre trésorerie : il est donc important qu'elles contiennent toutes les mentions légales obligatoires et qu'elles obéissent aux normes en vigueur. Vous trouverez toutes ces informations sur Service Public.

Soyez particulièrement vigilant sur le délai et le mode de paiement qui viennent impacter directement votre trésorerie. Pour une facture destinée à un professionnel, le délai de paiement est en général fixé à 30 jours suivant la réception de la marchandise ou l'exécution de la prestation. 

2. S'orienter vers un mode de paiement adéquat

"En moyenne, les utilisateurs d'outils de gestion incluant le paiement en ligne sont payés 10% plus tôt que ceux qui ne le proposent pas." En proposant un mode de paiement adapté à son type de client (particulier ou professionnel), on accélère l'encaissement des factures et on facilite la transaction bancaire. 

Par exemple, proposer un paiement par CB  à un client particulier est totalement adapté à ses usages. Pour des clients professionnels, le paiement par prélèvement automatique est recommandé d'autant plus en cas de factures récurrentes (abonnement, contrat etc...). Vous pouvez aussi proposer un escompte de règlement (% de réduction en cas de règlement à réception de facture) pour accélérer l'encaissement de vos factures. 

D'autres solutions existent, notamment les sociétés spécialisées dans le recouvrement de créance, permettant ainsi d'obtenir rapidement de la liquidité en cas de trésorerie tendue. Cependant les frais liés à ce type de services sont à prendre en considération. 

3. Manier ses relances avec fermeté et courtoisie

Dès le lancement de votre activité, établir un processus de relance est une étape essentielle pour garder une trésorerie en bonne santé. En cas de retard de paiement, vous avez 75% de chance de récupérer votre créance trois mois après son échéance. Un an après, ce pourcentage descend à 20% chance. Il ne faut donc pas attendre et agir au plus tôt. Rester vigilant sur vos relances vous permet de garder une vision d'ensemble sur vos paiements réalisés et en attente. N'hésitez pas à relancer par mail ou depuis votre compte myAE.fr pour vérifier que votre facture est bien réceptionnée et qu'elle sera payée dans les délais. Une relance téléphonique est également nécessaire en cas de retard pour vous assurer qu'aucun litige n'est en cours. Restez toujours courtois mais ferme dans vos relances.

4. Apprendre à piloter ses dépenses pour mieux anticiper sa trésorerie

Les dépenses d'un auto-entrepreneur sont parfois variables : il est essentiel de les anticiper en ayant constamment de la trésorerie disponible, surtout lorsqu'elles sont trimestrielles ou annuelles.

Il y aura toujours un décalage entre le moment où l'on engage des dépenses pour le client, le moment où l'on encaisse la recette issue du produit ou de la prestation et le moment où l'on doit payer les cotisations qui résultent de cette rentrée d'argent. Avoir une vision d'ensemble sur ce processus permet de piloter vos dépenses et d'anticiper vos rentrées et vos sorties d'argent. Une activité pérenne s'établit aussi à travers le paiement de ses dettes.

5. Négocier avec ses fournisseurs et dénicher le compromis idéal pour ses achats

La communication avec votre réseau fournisseur participe également à réguler vos dépenses : vous pouvez négocier avec eux le délai de paiement de vos factures pour gagner du temps. N'oubliez pas que lorsque vous engagez des frais pour votre client auprès de vos fournisseurs, vous prenez le rôle de la banque en attendant l'encaissement de la recette. Il faut donc trouver le bon équilibre entre dépenses et recettes, en étant rigoureux sur le suivi de sa trésorerie.

6. Analyser son auto-entreprise pour en déceler tout le potentiel

Garder une vue d'ensemble et checker régulièrement chacun des aspects de votre trésorerie contribue à la maintenir en positif et vous permet d'anticiper vos dépenses. 

Sur myAE.fr, de nombreux rapports sont à votre disposition pour vous aider à garder votre activité sous contrôle, notamment le rapport "Compte de résultat simplifié" disponible sur votre compte myAE dans myCompte > Rapports et Statistiques > Réel > Compte de Résultat Simplifié. 

La FAQ du webinaire 

Peut-on avoir un délai de paiement inférieur à 30 jours légalement en BtoC ?

• Retrouvez l'ensemble des obligations légales sur vos délais de paiement en fonction de votre activité sur le site de l'économie du gouvernement.
• Pour les particuliers, il n'existe pas de délai officiel. En principe le paiement intervient au moment où la facture est émise, il est recommandé qu'elle soit réglée le plus vite possible. Généralement, le paiement doit être transmis à l'achat du bien ou à la fin de la prestation. Gardez à l'esprit, que pour les particuliers, aucun paiement ne peut être exigé deux ans après la date d'émission de la facture (sauf procédure judiciaire en cours).

L'envoi d'une relance par son mail professionnel (donc hors myAE) a-t-elle la même valeur légale ?

• La réponse dépendra du type de client auquel vous vous adressez : un particulier ou un professionnel.
• Vous trouverez tous les détails concernant la preuve par mail dans cet article.

Pour les micro-entreprises, le registre des achats est-il obligatoire ou simplement recommandé ?

• C'est en effet obligatoire, tout comme le registre des recettes.

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