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Auto Entrepreneurs : Comment gérer sa comptabilité ?

Comme vous le savez sûrement, le régime de la micro entreprise bénéficie d'obligations comptables allégées. Même s'il n'est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable pour votre micro entreprise, certaines obligations sont néanmoins à respecter.

Voyons ici comment gérer la comptabilité d'une micro entreprise.

Les obligations comptables de l'auto entrepreneur

En tant qu'auto entrepreneur vous allez bénéficier de plusieurs avantages, comme le fait d'avoir une comptabilité plutôt légère en comparaison aux obligations comptables qui incombent les entreprises. En effet, en micro entreprise vous bénéficiez du régime microfiscal, c'est-à-dire que vous n'avez qu'une seule déclaration complémentaire à fournir au moment de déclarer vos impôts. Vous bénéficiez aussi d'une franchise en base de TVA en dessous d'un certain plafond, donc pas de complexité de TVA à régler. Vous n'avez pas non plus l'obligation de faire appel à un expert-comptable pour gérer votre entreprise, ni l'obligation de faire un compte de résultat ni bilan de fin d'année. Pourtant, il reste quelques obligations à observer.

Comment gérer sa comptabilité en micro entreprise ?

La gestion d'une micro entreprise est relativement non contraignante avec des obligations comptables réduites. Pourtant, une rigueur est de mise. Nous vous conseillons d'adopter dès le début les bons réflexes en micro entreprise, en observant quelques règles de bases :

• conserver tous les justificatifs. En cas de contrôle, vous devez être dans la capacité de présenter vos documents comptables jusqu'à 10 ans. Ainsi, conserver également toutes vos preuves d'achats professionnelles au cas où vous souhaitiez évoluer un jour en entreprise et récupérer la TVA.
• être rigoureux dans la gestion de sa micro entreprise. Prévoyez un temps dans le mois, même si vous déclarez votre chiffre d'affaires de façon trimestriel, pour organiser et ranger vos factures.
• avoir un fonds de trésorerie pour anticiper vos flux. Cela demande d'être vigilant sur les encaissements et décaissements.
• sécuriser les documents importants. Notamment si vous avez une gestion papier de votre micro entreprise. Pensez à dupliquer vos documents importants en les numérisant. C'est pourquoi gérer sa comptabilité avec un logiciel en ligne notamment comme MY AE, minimise les risques de perte.

En plus de ces bons réflexes, observez les quelques obligations comptables du régime de la micro entreprise.

Avoir un livre des recettes

C'est une obligation incontournable. Vous devez malgré la gestion comptable allégée, tenir un livre des recettes. Dans ce document qui peut être un livre comptable papier, un modèle officiel numérique, ou un logiciel comptable spécifique comme My AE, doit être répertorié l'ensemble des recettes avec pour obligation de mentionner :

• la date d'encaissement des recettes ;
• la référence aux documents comptables attachés (devis, factures, acomptes, etc.) ;
• la nature de la prestation ;
• le nom du client ;
• le montant de la recette ;
• le mode de règlement ;

Utilisation d'un logiciel comptable certifié

Cela est absolument obligatoire pour les auto entrepreneurs commerçants, et donc redevables de la TVA. Vous ne pouvez pas vous contenter de faire une tenue de compte dans un cahier ou des devis et factures dactylographiées. Vous avez l'obligation de passer par un logiciel comptable certifié comme celui de My AE.

Pour les autres auto entrepreneurs en profession libérale, ce n'est pas obligatoire, mais très fortement recommandé afin d'avoir une tenue comptable claire, sans rature et avec une suite logique numérique du devis à la facturation. 

Rédiger des factures

En tant micro entrepreneur, vous êtes dans l'obligation de facturer en bonne et due forme. Vos factures doivent mentionner certaines mentions obligatoires comme :

• la numérotation de la facture ;
• la date d'émission de la facture ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• les conditions de règlement ;
• les renseignements vous concernant ainsi que ceux de votre client (nom, adresse, numéro SIRET, RCS ou RM selon votre activité, le prix, etc.) ;
• le montant des pénalités de retard.

Tenir un registre des achats

Tous les auto entrepreneurs ne sont pas concernés par cette obligation. Seuls ceux qui vendent des marchandises, fournitures et denrées à consommer à emporter ou sur place et ceux qui fournissent des prestations d'hébergement le sont. Comme le livre des recettes, ce registre devra être tenu de façon chronologique, claire et sans rature. Il devra comporter :

• la date de l'achat ainsi que sa référence ;
• le nom du fournisseur ;
• la nature de l'achat et son montant ;
• le mode de paiement.

Nous vous rappelons également que le registre des achats et le livre des recettes sont non modifiables.

L'ouverture d'un compte bancaire dédié

Ce n'est devenu obligatoire pour les auto entrepreneurs que depuis 2005. Les micro entreprises ont l'obligation d'ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle dans les 12 mois suivant la création de leur activité, dès lors que leur chiffre d'affaires dépasse 10 000 €/an pendant deux années consécutives. À ce titre, ce compte ne doit pas obligatoirement être un compte bancaire professionnel, souvent avec des frais beaucoup plus élevés. Cela peut être un compte personnel, mais réservé à vos transactions professionnelles. Il vous servira à :

• encaisser vos recettes ;
• payer vos achats et dépenses liées à votre activité ;
• prélever votre propre rémunération que vous devrez reverser sur votre compte personnel, comme un salaire ;
• avoir un moyen de paiement dédié à votre activité ;
• pouvoir obtenir un prêt ou crédit.

Déclarer votre chiffre d'affaires

Cela est une évidence, mais il ne faut pas oublier de déclarer votre chiffre d'affaires à l'URSSAF, mensuellement ou trimestriellement selon l'option que vous avez choisie à votre création. Et ce même si votre chiffre d'affaires est nul. En cas d'oubli de déclarer votre recette, vous vous exposez à des pénalités de retard pouvant aller jusqu'à 52€ ou plus.

On vous rappelle que vous avez deux choix en micro entreprise. Soit vous optez pour le régime de versement libératoire à l'impôt ou pour le Prélévement Libératoire à l'impôt (PAS)

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