Auto entrepreneurs : Comment paramétrer son compte myAE pour optimiser sa facturation ?

5 paramétrages essentiels pour exploiter les fonctionnalités de votre logiciel de facturation efficacement et rapidement en formule standard (gratuite).

Votre profil auto-entrepreneur

Tout d'abord, nous allons nous rendre dans myCompte > Gérer mon compte. C'est ici que vous trouverez toutes les informations sur votre auto-entreprise. 

Attention, dans chaque onglet certains champs sont obligatoires, il est important de les remplir pour pouvoir enregistrer les données que vous venez de rentrer ou de modifier. Si vous ne les remplissez pas, les données que vous venez de rentrer dans les autres champs ne seront pas enregistrées par le logiciel, car la page sera en erreur.

Onglet Vous

L'onglet "vous" présente les informations qui vous concernent personnellement. 

Votre nom et votre prénom sont les seuls champs obligatoires : sur vos documents, ils apparaîtront suivis de la mention "EI" pour Entreprise individuelle, puisqu'il s'agit d'une mention obligatoire depuis mai 2022. Si vous avez raté l'info (parce que vous êtes nombreux à nous demander pourquoi cette mention apparaît), on vous a regroupé tout ce qu'il faut savoir dans un article complet.

Vous avez aussi la possibilité d'indiquer d'autres informations, dont certaines qui apparaîtront également sur vos documents, notamment les contacts : le téléphone, fax, mais aussi site internet. Pensez à bien cliquer sur le bouton "enregistrer les modifications" !

Lorsque vous êtes en formule gratuite sur myAE il n'y a pas de piège, vos données sont entre de très bonnes mains, protégées et hébergées en France chez la super équipe Aquaray.

Onglet Auto-entreprise

Rendez-vous maintenant dans l'onglet "auto-entreprise" : vous retrouvez toutes les informations que vous avez renseigné lors de votre inscription sur le logiciel. Ce sont des données que vous pouvez venir modifier à tout moment.

Votre type d'activité va déterminer votre limite de Chiffre d'Affaire maximum, plus précisément votre seuil de franchise de TVA sur myAE. La date de début d'activité que vous allez indiquer permettra de recalculer votre CA max au prorata temporis si vous avez débuté votre activité en cours d'année. 

Pensez à bien indiquer votre numéro de SIREN ainsi que votre numéro de TVA intra qui sont des champs obligatoires. Si vous n'êtes pas encore en possession de ces informations, vous pouvez cocher la case à droite du champ "en attente du numéro".

Vous avez aussi la possibilité de renseigner votre raison sociale qui apparaîtra alors sur vos documents, juste avant votre nom et votre prénom. Les mentions légales complémentaires apparaîtront entre l'entête et le contenu de votre document. 

Vous pouvez ensuite renseigner vos données bancaires ainsi que plus d'informations sur vos adresses. Votre adresse apparaîtra sur vos documents.

Le champ "email de contact" vous permet d'insérer une adresse mail différente de votre adresse mail de connexion à myAE afin d'échanger avec vos clients. Elle sera également visible sur vos documents.

C'est maintenant le moment de vérifier votre profil de cotisation : ACRE, fréquence, versement libératoire de l'IR, localisation, etc. En cas de doute sur la gestion de votre activité ou sur votre profil d'auto-entrepreneur, notre partenaire Michel Duriez est un spécialiste de la micro-entreprise et vous accompagne sur ces sujets !

Et on pense à bien enregistrer. Un message dans un encadré vert apparaît au-dessus des onglets lorsque vous avez sauvegardé vos modifications avec succès.

Onglet Préférences

La personnalisation de vos documents comptables est une étape clé pour gagner du temps sur le logiciel. Les informations que vous allez entrer ici apparaîtront lors de l'édition de chaque document. Vous pourrez également les modifier directement sur les documents, mais si vous avez l'habitude de fonctionner d'une même manière pour tous vos clients, autant paramétrer ces documents directement ici. Vous gagnerez du temps.

Si vous avez un logo, vous pouvez également l'intégrer sur vos documents ici : attention à la taille et à la qualité du logo. Petite astuce : si vous changez de fichier et que vous ne constatez aucun changement visuel de votre logo, pensez à vider le cache de votre navigateur.

Vous avez aussi l'opportunité de personnaliser le pied de page de vos documents : vous pouvez rajouter des champs en plus des infos obligatoires déjà présentes. Avec les flèches, vous pourrez modifier l'ordre des champs sur les lignes du pied de page.

Plus bas sur la page, une section spéciale est dédiée aux notifications sur envoi d'e-mail. Ces notifications sont un sacré avantage pour suivre l'envoi de vos documents, puisque myAE vous permet d'envoyer directement vos documents depuis le logiciel. En choisissant d'être en copie de cet envoi, vous vous assurez que votre document a bien été envoyé à votre client.

Pour finir, les CGV : collez ici votre texte brut, puis mettez-le en forme. Vous aurez alors la possibilité de joindre vos CGV à vos documents comptables lors d'un envoi par mail.

Onglet Email

Lorsque vous allez envoyer un document depuis myAE, l'expéditeur sera indiqué comme myAE. 

Il est donc important de venir personnaliser les sujets, corps et signatures des mails qui vont partir du logiciel. Vous pouvez effectuer une personnalisation différente pour chaque type de document : facture, relance, etc. 

En version gratuite, vous aurez toujours dans vos mails, en bas de page la mention "Envoyé depuis myAE.fr". Cette mention n'apparaît pas en version premium, néanmoins l'expéditeur n'est pas modifiable : il sera toujours affiché comme myAE.

Paiement

Activez le paiement Paypal pour permettre à vos clients de payer en ligne plus facilement et rapidement ! Il vous suffit de renseigner vos identifiants Paypal, ou de créer un compte directement depuis myAE si vous n'êtes pas encore inscrit.
 

La configuration de votre profil auto-entrepreneur sur votre compte myAE constitue le premier paramétrage. Si vous avez suivi les étapes jusqu'ici, bravo ! Vous êtes sur la bonne voie.

 

Alimentation de votre compte myAE en données utiles

Maintenant que vous avez paramétré les informations de votre compte myAE, commençons à y insérer des données qui vont faciliter votre utilisation au quotidien et vous permettre de réaliser des documents en un clin d'oeil à tout moment.

C'est le moment de regrouper toutes les données de contacts et de services/produits que vous utilisez pour votre auto-entreprise afin de les enregistrer proprement dans le logiciel. Plusieurs sections du logiciel nécessitent d'être alimentées : 

• rendez-vous dans myTiers > Gestion des fournisseurs 
• rendez-vous dans myTiers > Gestion des clients
• rendez-vous dans myRegistre > Registre des achats
• rendez-vous dans myRegistre > Gestion du Catalogue

Paramétrer votre compte auto-entrepreneur myAE, renseigner vos fournisseurs, vos clients, votre catalogue et vos achats sont les clés pour gagner du temps et optimiser les fonctionnalités du logiciel. Voyons tout de suite pourquoi !

 

Mise en situation sur vos devis et factures auto-entrepreneur

Avec un compte myAE rempli de données prêtes à être utilisées, l'édition de devis et de factures devient extrêmement rapide.

Édition d'un devis sur myAE.fr

• j'indique la date.
• je sélectionne mon client en tapant les premières lettres de son nom : au lieu de devoir renseigner la totalité des infos de votre client directement sur le devis, il suffit de le sélectionner.
• j'indique l'objet.
• je sélectionne mon produit en cliquant sur le petit cadis : très pratique, surtout lorsque le devis est composé de plusieurs lignes. Il est important de savoir que lorsqu'un produit/service est renseigné directement sur le devis sans avoir été intégré dans le catalogue au préalable, il ne vient pas l'intégrer automatiquement.
• j'ai déjà paramétré mes conditions de paiement dans mon compte.
• j'ajoute des commentaires si nécessaire. 
• je clique sur continuer.

Votre devis est généré en un temps record grâce à la sélection rapide de votre client, de vos produits/services et du paramétrage de vos conditions de paiement. Si besoin, vous pouvez encore le modifier, avant de cliquer sur enregistrer pour finaliser votre devis. 

Vous pouvez maintenant l'envoyer à votre client (si vous avez renseigné son adresse mail dans sa fiche client), avec un mail personnalisé que vous avez paramétré au préalable. Vous le recevrez aussi en copie si vous avez activé l'option.

Édition d'une facture sur myAE.fr

L'étape suivante consiste à transformer ce devis en facture ou à procéder à la saisie directe d'une facture en vous rendant dans myFacture > Saisir une facture. L'interface et le gain de temps (suite au paramétrage et au remplissage de votre compte) sont similaires à ceux de la saisie d'un devis.

Lorsque votre facture est générée, vous pouvez créer autant d'acomptes que vous le souhaitez sur cette dernière. En revanche, dès lors qu'un document passe dans l'état enregistré, vous ne pouvez plus le modifier (ni ajouter d'acompte). Vous pouvez ici la renvoyer autant de fois que vous le souhaitez par mail, créer une relance, et ajouter des recettes tant que votre facture n'est pas payée.

Toutes vos factures ainsi que tous vos devis sont disponibles dans myFacture > Liste des factures ou myDevis > Liste des devis.

Impact du paiement de vos devis et factures d'auto-entrepreneur

Une fois que votre client a bien reçu votre facture, et qu'il vous a transmis un règlement, rendez-vous dans myRegistre > Registre des recettes ! 

C'est ici que vous allez renseigner une nouvelle recette associée à une facture. Si vous retournez sur la facture concernée par la recette, vous constaterez que son statut est passé à "payé". Vous pouvez également renseigner une recette directement depuis votre facture grâce au bouton vert "Ajouter une recette".

Votre CA dans la colonne de gauche du logiciel se met à jour avec la recette ajoutée.
 

Vous savez maintenant comment paramétrer votre compte myAE et compléter vos données de façon efficace pour faire carburer votre facturation d'auto-entrepreneur. Certes, ces actions nécessitent un peu de temps de mise en place, mais seront grandement rentabilisées par le gain de temps que vous observerez pour chaque édition de document depuis myAE.fr.

 

F.A.Q 

"La syntaxe des numéros de facture, devis, etc., est-elle modifiable ?" Non

"Peut-on ajouter des catégories ?" Non

"Est-il possible de changer l'ordre des "lignes" saisies dans un devis sans devoir tout effacer ?" Pas pour le moment. Mais cette fonctionnalité est prévue dans la refonte du logiciel.

"La date d'édition de la facture est-elle modifiable ?" Oui, uniquement si la facture n'a pas encore perçu de recette.

"Lors de la saisie de frais de débours sur la facture, ceux-ci s'additionnent sur le CA, ce qui fausse les statistiques. Avez-vous une astuce ?"  Les frais de débours ne font pas partie des fonctionnalités disponibles sur myAE. Chaque recette viendra alimenter votre CA.

"Comment indiquer sur la facture que le client à payé avant de l'envoyer par mail sans l'impression de la facture ?" Vous pouvez ajouter une recette à la facture avec le bouton "Ajouter une recette" une fois que vous l'avez enregistrée.

"Les mentions légales complémentaires sont-elles visibles sur la facture ?" Oui, dans l'entête.

"Comment ajouter une recette comme des droits d'auteur alors que je n'ai pas de facture ?" "Comment entrer un apport de trésorerie perso puisque ce n'est pas une recette en tant que telle ?" Il n'est pas possible d'intégrer une recette sur myAE sans facture correspondante. Cette fonctionnalité est en revanche disponible sur Evoliz.

 

Webinaire "Logiciel de facturation auto-entrepreneur : 5 paramétrages pour optimiser votre compte myAE.fr"
 

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