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Auto entrepreneurs : 3 focus indispensables pour optimiser votre facturation et vos paiements clients


27-10-2022     Par

Stéphanie et Moïra, de l'équipe Evoliz, se joignent à myAE pour concocter une ribambelle d'astuces et de bons conseils à propos de votre facturation et de la récupération de vos paiements clients.

Entre théorie et mise en pratique sur les logiciels myAE.fr et Evoliz, saisissez ces quelques minutes de lecture pour ne plus jamais laisser votre trésorerie vous filer entre les doigts.

Mise au point de vos conditions de paiement

La première clé importante à aborder est la vérification et le bon paramétrage de vos conditions de paiement pour vous permettre d'appuyer votre facturation sur des piliers solides. Il existe quelques obligations et informations importantes à connaître. Quelles mentions composent les conditions de paiement ? 

La date d'échéance 

Elle est très importante, autant pour vos documents commerciaux comme les devis, que pour votre facturation qui arrive ensuite. Elle impacte la santé financière de votre auto-entreprise puisque cette date d'échéance détermine le moment où vous allez percevoir une recette. Son impact sur votre trésorerie n'est donc pas à négliger.

Les délais de paiement sont encadrés par la loi de modernisation de l'économie. En général, lorsque vous facturez des professionnels, la date d'échéance est fixée au 30e jour qui suit la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. La réglementation diffère bien entendu en fonction du type d'activité.

Concernant la facturation des clients particuliers, il n'existe pas de date d'échéance officielle. L'idée reste toutefois d'obtenir le paiement le plus rapidement possible à partir du moment où la facture a été émise, pour le bien de votre trésorerie.

La durée de validité 

La durée de validité concerne plus particulièrement les devis ! Il n'existe pas de règle spécifique qui détermine la durée de validité d'un devis, mais en général cette dernière est fixée à 3 mois. Cependant, il est de votre responsabilité d'observer le marché et les fluctuations présentes dans votre secteur d'activité afin d'anticiper au mieux les impacts sur votre auto-entreprise. Pour un secteur en constante évolution où l'approvisionnement et le coût de vos achats ne seront pas stables, restez sur des durées de validité courtes (15 jours par exemple) pour ajuster vos prix !

Attention, en fonction de votre type d'activité, vous pouvez être dans l'obligation d'éditer des devis. Certaines mentions sont obligatoires et doivent être présentes dans vos devis. 

Les taux de pénalités

Le taux de pénalité correspond à une sanction appliquée à votre client en cas de retard de paiement. Cette pénalité a bien sûr pour but d'inciter les clients à payer leurs factures en temps et en heure. Il existe plusieurs taux de pénalités, mais en général, il est fixé à trois fois le taux de l'intérêt légal, c'est-à-dire 2,31 %.

Les frais de recouvrement

En cas de retard de paiement, les frais de recouvrement sont également une sanction et ils peuvent se cumuler avec les taux de pénalités. Il s'agit d'une indemnité forfaitaire de 40 euros par document.

Les conditions d'escompte

C'est une condition qui peut inciter votre client à vous payer avant la date d'échéance. Plusieurs taux existent selon les usages, mais dans la plupart des cas, on retrouve du 2 %. Si votre client paie votre facture avant la date d'échéance, il peut retirer ces 2 % du montant à régler.

 

 

Processus de suivi de vos documents 

Quels outils ?

Envoyer un document en bonne et due forme avec les bonnes mentions, c'est déjà bien ! Mais poursuivons les bonnes pratiques. Il est essentiel de rester vigilant sur l'observation de vos documents dans le temps après les avoir communiqués à vos clients. Il existe plusieurs outils et fonctionnalités pour vous permettre de garder la situation bien en main avant de basculer dans le conflit (ou tout ce qui s'en rapproche) avec votre client.

Pour connaître les meilleures astuces pour suivre vos documents de manière structurée et en anticipant un maximum, Evoliz dispose de solutions simples et accessibles, que vous pouvez découvrir en quelques minutes via l'extrait de notre webinaire.

Quelles pratiques & obligations ?

Pour vous aider à mieux comprendre quand et comment passer à l'action pour interagir avec vos clients dans le suivi de vos documents et de vos créances, prenons l'exemple d'un processus de relance classique.
 

Processus de relance pour récupérer vos recettes d'auto-entrepreneur
 

Ce processus vous permet de visualiser les différentes actions à mettre en place avec la notion du moment où vous devez déclencher ses actions. Il est très complet et permet de s'assurer que vous avez un suivi optimum de votre trésorerie

Généralement, trois niveaux de relance sont recommandés. Ils doivent tous respecter un certain formalisme, notamment quant à leur objet qui doit contenir : "Lettre de relance de facture impayée - Première relance". Ce formalisme vous permet de prouver que vous avez réclamé le paiement de votre facture et que vous avez bien mené des actions pour obtenir le paiement de votre créance. Gardez à l'esprit de bien respecter le processus ci-dessous.

Lettre de relance de facture impayée - Première relance  

  • Sert à rappeler au client que sa dette est arrivée à échéance.
  • La facture doit se trouver en pièce jointe.

Lettre de relance de facture impayée - Deuxième relance  

  • Permet de demander une réponse suite à la première lettre.
  • La première lettre de relance et la facture doivent se trouver en pièces jointes.

Lettre de relance de facture impayée - Troisième relance  

  • Indique au client qu'en cas de non-paiement, une procédure judiciaire sera entamée.
  • Les deux premières lettres de relance et la facture doivent figurer en pièces jointes.

Il est recommandé de contacter son client après l'envoi des courriers de relance. Dans certains cas, cette action permet de relever des litiges ou tout autre motif dont vous n'auriez pas connaissance et qui pourrait bloquer le paiement de votre facture en ligne. C'est un point à ne pas négliger, même si cela prend du temps et n'est pas forcément des plus agréable à faire ! 

Quelles solutions de tracking pour vos documents ?

Après l'envoi de vos documents à vos clients, il est essentiel de garder un oeil sur leur évolution afin de garder le contrôle sur votre trésorerie. Savoir si votre document a bien été envoyé, si votre client l'a bien reçu (et si oui, combien de fois l'a-t-il consulté) peut vous donner un bel avantage dans vos échanges avec vos clients

 

Optimisation du paiement de vos factures

Si malgré l'utilisation de ces bonnes pratiques, vous ne parvenez parfois pas à vous faire payer suite à l'envoi et à la surveillance de vos documents, il faut peut-être vous tourner vers des solutions complémentaires. Nous allons donc aborder le sujet des outils disponibles pour optimiser le paiement de vos factures

Solutions additionnelles de paiement sur logiciels de facturation

Avez-vous pensé à activer le paiement via Paypal sur votre compte myAE ? C'est très simple : rendez-vous sur "myCompte" > "Gérer mon compte" > onglet "Paiement" et remplissez les informations relatives à votre compte Paypal. Si vous n'avez pas de compte Paypal, vous avez aussi la possibilité d'en créer un. 
 

paramétrer votre compte PayPal sur myAE


Une fois cette fonctionnalité activée, vos clients auront la possibilité de payer grâce à un bouton présent directement sur votre facture (en haut à droite) lorsque vous l'enverrez par mail. 

Il n'y a pas d'autre possibilité de paiement en ligne pour le moment sur myAE.fr, mais pour ce qui est d'Evoliz, vous avez un plus large panel de choix à portée de main 💪 Découvrez ces solutions en vidéo 🍌 

Les bons plans et offres exclusives myAE à la rescousse 

Tout comme à l'image de notre partenaire Evoliz, qui propose d'excellentes solutions pour améliorer la gestion de votre facturation et vous aider à récupérer vos paiements clients plus facilement, deux autres partenaires myAE pourraient vous être très utiles !

Terminal de paiement SumUp

L'offre spéciale myAE mise en place avec SumUp vous donne accès à un terminal de paiement SumUp Air à 19 euros au lieu de 29 euros et vous permet d'encaisser vos premiers 500 euros sans aucun frais. L'offre est par ici !

Prenons l'exemple d'une boutique ou d'une vente en physique : il faut savoir qu'aujourd'hui, un client va dépenser 25 à 30 % de plus s'il a la possibilité d'effectuer un paiement par carte plutôt qu'en espèce ou autre. Autre statistique : 7 personnes sur 10 ne repassent jamais dans une boutique qui ne prend pas la CB (la personne ne prend pas le temps d'aller retirer de l'argent). Donc, selon votre type d'activité, ça peut vous être bien pratique de pouvoir proposer le paiement par CB en direct.

Recouvrement de vos factures avec GCollect

Lorsque vous avez une facture impayée et que vous n'arrivez pas à récupérer votre recette malgré tous vos efforts, GCollect est votre allié N°1 ! Vous n'avez qu'à déposer votre facture sur leur site et ils se chargent de récupérer votre recette pour vous. Ils prennent une commission uniquement s'ils arrivent à récupérer votre recette et leurs procédures sont douces et courtoises (vous ne vous mettez pas en conflit avec votre client). Avec l'offre myAE en cours, le dépôt de votre première facture est gratuit ! Vous ne payez rien, même si c'est un succès. Rendez-vous par ici pour découvrir le bon plan myAE.

 

Vous l'aurez compris, il n'est pas toujours facile de récupérer ses paiements clients dans les temps ! Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir à gérer votre facturation comme un chef, en conservant de bonnes relations avec vos clients et en maintenant une trésorerie impeccable

 

 

F.A.Q :

"Comment modifier une facture qui contient une recette sur myAE ?" Une page de notre guide pratique est justement dédiée à la modification d'une facture, rendez-vous ici !

"Comment se passe l'import de données sur myAE ?" Suivez le guide, par ici 💪

"Comment se passe l'import de données sur Evoliz ?" Il vous suffit d'exporter les données présentes dans votre logiciel actuel puis de les transmettre à l'équipe commerciale Evoliz. Une page de notre guide pratique est dédiée à ce sujet, juste ici 💪 

"Pour un client particulier, la mention date d'échéance est-elle obligatoire ?" Cette mention est obligatoire pour un client professionnel. Il n'existe pas de délai officiel pour un client particulier, mais en général elle est fixée à 30 jours.

"Peut-on déterminer et enregistrer des conditions spécifiques de règlement au cas par cas pour nos clients sur myAE ?" Non, mais cette fonctionnalité est disponible sur Evoliz ! 

"Pourquoi facturer avec Evoliz si avec myAE ça fonctionne très bien ?" Les deux logiciels présentent des fonctionnalités différentes et complémentaires, tout dépend de l'évolution des besoins de votre auto-entreprise dans le temps. La gestion de la TVA et l'avance immédiate sont des fonctionnalités qui sont, à ce jour, uniquement disponibles sur Evoliz par exemple.

"Est-il possible d'éditer un Grand Livre comptable sur myAE ? Ou un livre Dépenses/Recettes ?" Sur myAE vous avez accès au registre des recettes et au registre des achats. Pour cela, rendez-vous dans myRegistre > Registre des achats ou myRegistre > Registre des recettes. De nombreux rapports et statistiques sont également à votre disposition pour analyser ces deux registres au cours du temps pour votre auto-entreprise. Pour cela, rendez-vous dans myCompte > Rapports et Statistiques.

"Par rapport à la gestion de trésorerie, comment saisir l'apport en capital de la société sur myAE ?" Sur myAE il est uniquement possible de renseigner des recettes, elles-mêmes devant être liées à des factures. Sur Evoliz, il est en revanche possible de catégoriser le flux bancaire par une affectation diverse apport en capital et reliée au compte comptable.

"Existe-t-il un chaînage des documents sur myAE ?" Oui tout à fait. Par exemple, lorsque vous créez un devis puis que vous le transformez en facture, vous trouverez toujours une trace du premier devis dans votre facture.

"Comment est gérée la TVA sur myAE ?" Il n'y a aucune fonctionnalité pour gérer la TVA sur myAE. Tant que vous êtes exonéré de TVA et effectuez une facturation sans cette dernière, vous pouvez rester sur le logiciel. Dès lors que le montant de vos recettes dépasse votre seuil de franchise en base de TVA, vous devez facturer avec la TVA et par conséquent, changer de logiciel. (Pensez à Evoliz 🍌)

"Comment est gérée la TVA sur Evoliz ? Est-elle obligatoirement présente dans les documents même dans le cas où on est exonéré de TVA ?" La TVA est gérée sur les articles (il existe également le multi taux de TVA). Si l'auto-entrepreneur est exonéré de TVA, il doit l'indiquer sur la facture. Nous avons en effet un article bien spécifique à faire figurer sur les factures : une simple case à cocher dans les paramètres fera remonter l'article et vous permettra de facturer sans TVA.

"Quel est le montant des honoraires de commission de GCollect ?"  Pour un créancier en France, les honoraires diffèrent en fonction du montant de la créance et varient entre 4 % et 15 %. Vous ne payez que si la facture est recouvrée.

"Existe-t-il une procédure spéciale pour migrer sur Evoliz ?" Il vous suffit de créer un compte Evoliz et de prendre contact avec leur équipe commerciale pour vous laisser guider ! C'est très simple et rapide.

"Comment connecter son compte Paypal sur myAE ?" Il vous suffit de vous rendre dans myCompte > Gérer mon Compte > onglet Paiement et de cocher "Activer le paiement via PayPal". Vous devrez alors simplement renseigner votre Email, Nom et Prénom correspondant à votre compte Paypal puis vérifier l'Email que vous avez noté. Si vous n'avez pas encore de compte PayPal, vous pouvez aussi en créer un depuis votre compte myAE, via la même interface.

"Comment connecter son compte Paypal sur Evoliz ?" Lorsque vous êtes connecté sur votre compte Evoliz, cliquez sur "compte" en haut à droite, puis rendez-vous dans application, sélectionnez PayPal puis renseignez vos informations de compte PayPal.

"Quel est le taux légal de retard de paiement ?" Il existe plusieurs taux de pénalités, mais en général, il est fixé à trois fois le taux de l'intérêt légal, c'est-à-dire 2,31 % (3 x 0,77 %).

 

 

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