Guide Pratique de l'auto entrepreneur et micro entrepreneur

Comment gérer le suivi de votre devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Un devis dans myAE peut avoir plusieurs états. Suivant l'état dans lequel est un devis, des actions sont possibles pour l'auto entrepreneur et micro entrepreneur. L'enchainement des états du logiciel de facturation pour auto entrepreneur et micro entrepreneur myAE est le suivant :

Généré --> Enregistré / Envoyé --> Transformé

Comment connaître l'état d'un devis pour un auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

L'état d'un devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur est affiché dans l'historique de devis et sur le résumé du devis (appelé aussi "Contexte Devis").

Etat du devis depuis l'historique devis

Etat du devis depuis le résumé du devis

Contexte Devis".

Quelles sont les actions possibles dans l'état "Généré" pour un devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

L'état "Généré" est le premier état de votre devis. A cette étape votre devis est encore chez vous, votre client n'en a pas encore connaissance. Vous pouvez si vous le souhaitez passer à l'étape suivante plus tard. Par exemple : Vous pouvez préparer votre devis et l'envoyer à votre client une fois qu'il vous a rappelé ou reconfirmé par mail sa demande.

Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Généré" :

Les actions possibles dans l'état "Généré" sont les suivantes :

supprimer définitivemenet le devis de myAE en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de supprimer définitivement un devis en tant qu'auto entrepreneur et micro entrepreneur.
modifier en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de modifier un devis.
avoir un aperçu de votre devis sans le passer dans l'état suivant en cliquant sur ,
dupliquer votre devis pour faire exactement le même mais pour un autre client ou créer un duplicata en cliquant sur .
enregistrer dans myAE votre devis, cliquez sur
envoyer par email à votre client en cliquant sur . Le bouton apparait seulement si vous avez renseigné une adresse email dans la fiche client. Pour mettre à jour les informations de votre client, cliquez sur son nom dans le résumé du devis ou consultez la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

Les boutons et permettent par la suite de transformer votre devis en facture.
Suivant le choix que vous avez fait, l'état du devis passera à "Enregistré" ou "Envoyé".

revenir à l'historique de vos devis avec le bouton
sauvegarder un changement d'état de ligne en cliquant sur le bouton

Quelles sont les actions possibles dans les états "Enregistré" / "Envoyé" pour un devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Les états "Enregistré" et "Envoyé" sont les états qui suivent l'état "Généré". Votre devis est forcément passé dans l'état "Généré" avant de se trouver dans un de ces états. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Enregistré" :

Lorsqu'un devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur est dans l'état "Enregistré", celui-ci ne doit plus être modifié. En effet, légalement vous ne pouvez pas modifier un devis lorsque celui-ci est communiqué à votre client. Cependant pour des raisons pratiques cette action est rendue possible dans le logiciel.

Ci-dessous les différentes actions possibles pour un devis :

envoyer votre devis par email si vous avez renseigné une adresse mail dans la fiche client. Pour cela, cliquez sur le bouton .
Si vous aviez enregistré votre devis car vous n'aviez pas l'adresse email de votre client vous pouvez l'envoyer par email en ajoutant son adresse email sur sa fiche client puis en cliquant sur . Pour mettre à jour ses informations consulter la rubrique "Comment gérér mes clients en tant qu'auto entrepreneur et micro entrepreneur ? ".
désactiver un devis, pour cela cliquez sur le bouton . Lorsqu'un devis est désactivé, il n'est pas supprimé définitivement de votre environnement myAE. Nous avons fait le choix de ce fonctionnement afin d'éviter les erreurs de suppression de devis. Une fois désactivé, le devis apparaitra barré sur fond rose. Pour afficher les devis désactivés, cliquez sur "Tout" dans l'historique des devis. Vous pouvez à tout moment "Réactiver" un devis désactivé en cliquant sur si vous avez fait une erreur ou souhaitez le réutiliser.
dupliquer le devis, pour cela cliquez sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement le devis à l'exception du "Numéro de devis" et de la "Date du devis" qui seront mis à jour. Toutes les lignes, quantités, prix, commentaire et client seront conservés. Le bouton est très utile si vous souhaitez modifier un devis déjà envoyé à votre client. Le nouveau devis que vous emettrez aura un nouveau numéro, ce qui garantira son unicité.
revenir à l'historique devis avec le bouton vous renvoie sur l'historique de vos devis. Aucune action n'est faite sur le devis si vous cliquez sur le bouton .
renvoyer par mail le devis avec le bouton . Ce bouton apparait seulement si le devis est dans l'état "Envoyé". Si lors du premier envoi du devis, vous aviez fait une erreur dans l'adresse email ou que votre client a changé d'adresse email, vous pouvez modifier son adresse email dans sa fiche client et cliquez sur . Le devis sera alors envoyé à la nouvelle adresse email de votre client.
sauvegarder un changement de type de ligne. Lorsque votre devis est "Enregistré" ou "Envoyé" vous pouvez encore modifier le type de chaque ligne. Pour cela changer le type de ligne comme ci-dessous puis cliquer sur le bouton :
imprimer votre devis, en cliquant sur le bouton d'impression du PDF comme ci-dessous :

Comment transformer un devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur en facture dans les états "Enregistré" / "Envoyé" ?

Les devis dans l'état "Enregistré" ou "Envoyé" sont des devis validés par le client. Vous pouvez alors dès confirmation de la prestation par votre client et en un seul clic, transformer votre devis en facture :

Pour transformer un devis en facture cliquez sur le bouton .

Dès confirmation de la transformation du devis en facture, vous serez redirigé vers le contexte facture de la facture correspondant au devis. Pour plus d'information sur le résumé de la facture consultez la rubrique "Comment gérer le suivi d'une facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

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