Guide Pratique de l'auto entrepreneur et micro entrepreneur

Comment importer des factures en masse ou issues d'un autre logiciel pour auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Import Facture pour Auto Entrepreneur : Dans myAE.fr il est possible d'importer des factures en provenance d'un logiciel de gestion Tiers (logiciel poste ou en ligne) via un simple fichier Excel (.xls, .xlsx). L'import facture est indispensable pour les auto entrepreneurs et micro entrepreneurs qui souhaitent changer d'outil de gestion ou abandonner leurs tableurs Excel (.xls, .xlsx).

L'import facture est également utile pour créer un volume important de factures, sans passer par le formulaire de saisie facture ou en l'absence d'accès internet (vous créez tout d'abord vos factures puis les importez en ligne par la suite).

Quelles sont les informations obligatoires pour importer des factures d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Un fichier Excel (.xls, .xlsx) personnalisé pour l'import de facture guide l'auto entrepreneur et micro entrepreneur dans l'import de ses factures dans myAE.fr.

Les colonnes obligatoires pour l'import de facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur sont les informations suivantes :

N° facture externe (entête) : c'est le numéro de la facture attribué l'outil de gestion d'origine. Un nouveau numéro sera attribué par myAE.fr
Date facture (entête) : c'est la date de création de la facture
Code client (entête) : c'est le code client dans myAE.fr auquel sera rattachée la facture
Mode de règlement (entête) : vous avez le choix avec les modes de règlements suivant : Autres, Carte bancaire, Chèque, Chèque Emploi Service Universel (CESU), Espèce, PayPal, Virement
Type de ligne : vous avez le choix avec les types de ligne suivant : Vente de marchandises, Prestations commerciales ou artisanales, Autres prestations de services
Désignation : c'est le titre de l'article ou de la prestation vendus
Quantité
Prix unitaire HT

Les autres colonnes du gabarit d'import facture sont, soit non obligatoires soit non traitées. Les colonnes en "gris foncé" sont les colonnes non traitées lors de l'import facture. Il n'est donc pas utile de les remplir.

Le montant total de chaque ligne facture et le montant total de la facture seront calculés par myAE.fr, c'est pour cela qu'il n'est pas utile des les renseigner dans le gabarit d'import des factures.

Comment remplir le gabarit d'import facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Pour une facture qui comporte plusieurs lignes, l'entête de la facture doit être répétée à l'identique sur chaque ligne. Certaines colonnes obligatoires font parties de l'entête facture, d'autres colonnes, non obligatoires font également partie de l'entête. Les colonnes non obligatoires doivent être identiques pour une facture multi lignes.

Chaque colonne du gabarit d'import facture doit respecter certaines caractéristiques :

N° facture externe : texte limité à 40 caractères
Date facture : date avec le format jj/mm/aaaa
Code client : texte limité à 40 caractères
Objet : texte limité à 60 caractères
Date d'échéance : date au format jj/mm/aaaa
Date d'exécution : date au format jj/mm/aaaa
Pénalité : nombre sur 2 décimales en pourcentage (exemple : 09,00)
Frais de recouvrement : pour activer la mention obligatoire de pénalités de 40€ pour frais de recouvrement (1 pour oui)
Escompte : nombre sur 2 décimales en pourcentage (exemple : 09,00)
Mode de paiement : vous avez le choix avec les modes de paiement suivant : Autres, Carte bancaire, Chèque, Chèque Emploi Service Universel (CESU), Espèce, PayPal, Virement
Acompte : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00)
Avoir : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00)<
Commentaire : texte illimité
Type de ligne : vous avez le choix avec Vente de marchandises, Prestations commerciales ou artisanales, Autres prestations de services
Référence : référence unique de l'article ou de la prestation vendu. C'est une série de 5 caractères
Désignation : texte limité à 65 caractères
Quantité : nombre sur 2 décimales (exemple : 14,79)
Prix unitaire HT : nombre sur 2 décimales (exemple : 14,79)
Remise à la ligne : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00)
Description : texte limité à 250 caractères

Si vous renseignez des informations dans les colonnes non traitées (les colonnes en gris foncé), elles ne seront pas importées dans l'application myAE.fr.

Toutes les factures importées seront dans l'état "Enregistré". Pour changer l'état de vos factures, vous devez importer vos recettes. Pour plus d'information sur l'import des recettes, consulter la rubrique "Comment importer mes recettes d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

Comment ouvrir le gabarit d'import de facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Pour accéder au gabarit d'import des factures, cliquer d'abord sur :

Choisir "Liste des factures".

Vos factures existantes s'affichent, cliquer sur le bouton

Cliquer sur le bouton pour ouvrir le gabarit d'import facture. Lorsque vous avez complété le gabarit comme décrit ci-dessus, enregistrez le fichier sur votre ordinateur.

Seulement 3 étapes sont nécessaires pour importer vos factures.

ETAPE 1 : Comment importer le fichier d'import de facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Cliquer sur le bouton et sélectionner le fichier d'import de vos factures complété. Cliquer sur le bouton .

Le fichier sélectionné sera importé dans myAE.fr et un rapport affichera les éventuelles erreurs sur le fichier d'import facture. Pour passer à la prochaine étape, il est indispensable qu'il n'y ait aucune erreur dans le fichier importé.

Pour chaque erreur détectée, il sera indiqué le numéro de la ligne du fichier Excel en erreur, la cause de l'erreur (par exemple, la facture existe, le client n'existe pas, mode de règlement manquant, etc..) et l'identifiant de la ligne du fichier Excel. Corriger les erreurs du fichier Excel et réimporter le jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreur.

Lorsque le fichier d'import facture ne contient plus aucune erreur, le bouton apparait et permet de passer à l'étape suivante.

ETAPE 2 : Comment contrôler l'import de facture d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Important : L'étape d'aperçu des données importées permet de contrôler l'exactitude des informations présentes dans le fichier facture. Si les données que vous avez importées vous semblent correctes, cliquer sur le bouton , sinon corriger le fichier d'import des facures et réimporter le.

ETAPE 3 : Comment vérifier l'import des factures d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Après validation de l'import des données, chaque ligne de facture sera importée dans votre compte myAE.fr. Un rapport vous indiquera si la ligne a été importée correctement. Si vous rencontrez des erreurs dans l'enregistrement des lignes, réimporter le fichier d'import facture. Cliquer sur le bouton pour afficher vos factures et contrôler les factures que vous avez importées. Attention, après la validation vous ne pourrez plus revenir en arrière.

Rappel : L'import de données dans myAE.fr doit suivre une chronologie d'import. Tout d'abord, vous devez importez vos clients, puis ensuite les factures et devis liés aux clients et pour finir les recettes associées aux factures. Pour plus d'information sur l'import de client, consulter la rubrique "Comment importer des clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

De même pour les achats, vous devez importer en premier les fournisseurs puis votre registre des achats. Pour plus d'information sur l'import des achats, consulter la rubrique "Comment importer des achats d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

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